Procesy biznesowe są nieodłącznym elementem funkcjonowania każdej organizacji, definiując sposób, w jaki działania są realizowane w celu osiągnięcia określonych celów. W niniejszym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest proces biznesowy, jakie są jego rodzaje oraz jakie korzyści przynosi zarządzanie procesami biznesowymi.
Co to jest proces biznesowy?
Proces biznesowy to seria powiązanych ze sobą działań lub zadań, które mają na celu rozwiązanie określonego problemu lub osiągnięcie konkretnego efektu. Może to być zarówno produkt, jak i usługa, a także efekt wewnętrzny, niewidoczny dla klienta. W praktyce oznacza to, że niemal każdy aspekt działalności firmy może być postrzegany jako proces biznesowy.
Warto podkreślić, że procesy biznesowe są zdefiniowane przez kilka kluczowych cech, takich jak definicja granic, uporządkowanie działań, skierowanie na klienta oraz zwiększanie wartości. Procesy te muszą być osadzone w strukturze organizacyjnej firmy i mogą obejmować wiele funkcji.
Rodzaje procesów biznesowych
Procesy biznesowe można podzielić na różne rodzaje w zależności od ich funkcji i roli w organizacji. Każdy z nich pełni inną funkcję i jest niezbędny do sprawnego funkcjonowania firmy.
Procesy podstawowe
Procesy podstawowe to te, które bezpośrednio tworzą wartość dla klientów i przyczyniają się do realizacji głównych celów biznesowych. Są one fundamentem działalności firmy i są bezpośrednio związane z jej ofertą rynkową. Przykłady to produkcja, sprzedaż czy obsługa klienta.
Procesy wspierające
Procesy wspierające nie są bezpośrednio związane z tworzeniem wartości dla klientów, ale są niezbędne do sprawnego funkcjonowania procesów podstawowych. Zapewniają wsparcie administracyjne, techniczne i logistyczne. Przykłady obejmują zarządzanie zasobami ludzkimi, księgowość czy zarządzanie IT.
Procesy zarządzania
Procesy zarządzania obejmują działania związane z planowaniem, monitorowaniem, kontrolą i koordynacją działań w organizacji. Ich celem jest zapewnienie, że organizacja działa zgodnie z ustalonymi celami, strategią i standardami. Przykłady to zarządzanie strategiczne, kontroling czy zarządzanie ryzykiem.
Jakie są cechy charakterystyczne procesów biznesowych?
Procesy biznesowe charakteryzują się kilkoma istotnymi cechami, które umożliwiają ich skuteczne zarządzanie i optymalizację. Każdy proces biznesowy zaczyna się od określonego wejścia i prowadzi do konkretnego wyjścia, które jest wynikiem sekwencji działań podejmowanych przez pracowników lub systemy informatyczne.
- Definiowalność – Proces musi mieć jasno zdefiniowane granice, wejście i wyjście.
- Porządek – Proces składa się z działań uporządkowanych według ich usytuowania w czasie i przestrzeni.
- Klient – Istnieje odbiorca rezultatów procesu.
- Zwiększanie wartości – Transformacja w trakcie procesu musi dawać odbiorcy dodatkową wartość.
- Osadzenie – Proces musi być wbudowany w strukturę organizacyjną.
Jak zarządzać procesami biznesowymi?
Zarządzanie procesami biznesowymi (BPM) polega na całościowym podejściu do zarządzania organizacją, które ma na celu dostosowanie wszystkich aspektów działalności do potrzeb klientów. Ważnym elementem BPM jest optymalizacja procesów, która obejmuje automatyzację działań, integrację z technologią informatyczną oraz ciągłe doskonalenie procesów.
W ramach BPM stosuje się różne narzędzia, które pozwalają na definiowanie, analizowanie, modelowanie, wdrażanie i kontrolowanie procesów biznesowych. Dzięki temu organizacje mogą osiągać lepsze wyniki biznesowe, efektywniej realizować cele strategiczne oraz skuteczniej reagować na zmieniające się warunki rynkowe.
Korzyści z wdrażania BPM
Wdrażanie zarządzania procesami biznesowymi przynosi wiele korzyści, które przekładają się na lepszą efektywność i skuteczność działania organizacji. Dzięki BPM można osiągnąć:
Lepsze wyniki biznesowe i większą kontrolę nad procesami.
- Zwiększenie efektywności operacyjnej poprzez automatyzację rutynowych czynności.
- Zarządzanie zgodnością z przepisami i standardami.
- Poprawę jakości produktów i usług oraz satysfakcji klientów.
- Skuteczniejsze wykorzystywanie zasobów i redukcję kosztów operacyjnych.
Podstawowe elementy modelu BPM
Model zarządzania procesami biznesowymi składa się z kilku podstawowych elementów, które wspierają realizację celów organizacji. Są to:
- Decyzje – Podejmowanie lepszych decyzji biznesowych, by skuteczniej realizować założone cele i strategię.
- Cele strategiczne – Opracowanie strategii jako wyjściowy punkt metody BPM i podstawę oceny działań.
- Systemy pomiarowe – Korzystanie z metod pomiaru i analizy wyników, np. BSC, Six Sigma, ABC.
- Dane – Wyznaczanie kluczowych wskaźników wyników, zrozumiałych dla wszystkich pracowników.
- Narzędzia wizualizacji – Korzystanie z wyników analiz przedstawionych w prostej formie.
- Oprogramowanie komputerowe – Wykorzystywanie technologii informatycznej do przetwarzania danych.
Cykl życia procesów biznesowych
Procesy biznesowe przechodzą przez różne etapy w swoim cyklu życia, co pozwala na ich ciągłe doskonalenie i dostosowywanie do zmieniających się warunków. Cykl życia procesów biznesowych obejmuje:
Projektowanie
Etap projektowania obejmuje identyfikację istniejących procesów oraz określenie nowych, które będą wspierać realizację celów organizacji. W tym celu często wykorzystuje się narzędzia takie jak diagramy przepływu, mapy procesów czy notacje BPMN.
Modelowanie
Modelowanie procesów biznesowych polega na wizualnym przedstawieniu działań i ich wzajemnych powiązań, co pozwala na lepsze zrozumienie przebiegu procesu oraz identyfikację ewentualnych problemów czy możliwości usprawnień.
Wykonanie
W etapie wykonania procesy są wdrażane i realizowane zgodnie z wcześniej opracowanym planem. W tym celu można stosować różne narzędzia informatyczne oraz automatyzację, aby zwiększyć efektywność i dokładność działań.
Monitorowanie
Monitorowanie procesów biznesowych pozwala na śledzenie ich wydajności oraz identyfikację potencjalnych odchyleń od założonych celów. Dzięki temu możliwe jest wprowadzanie korekt i usprawnień w czasie rzeczywistym.
Optymalizacja
Ostatni etap cyklu życia procesów biznesowych to optymalizacja, która polega na ciągłym doskonaleniu procesów w celu zwiększenia ich efektywności i skuteczności. W tym celu można stosować różne metody, takie jak Lean, Six Sigma czy Kaizen.
Rola technologii w zarządzaniu procesami biznesowymi
Technologia odgrywa kluczową rolę w zarządzaniu procesami biznesowymi, wspierając automatyzację działań, integrację funkcji oraz analizę danych. Systemy informatyczne, takie jak ERP, CRM czy SCM, pozwalają na zintegrowane zarządzanie procesami oraz usprawnienie codziennej pracy organizacji.
Wprowadzenie nowoczesnych technologii do zarządzania procesami biznesowymi pozwala na lepsze wykorzystanie zasobów, zwiększenie efektywności operacyjnej oraz szybsze reagowanie na zmieniające się potrzeby klientów i rynku. Dzięki temu organizacje mogą utrzymać konkurencyjność na rynku i osiągać lepsze wyniki biznesowe.
Co warto zapamietać?:
- Definicja procesów biznesowych: Seria powiązanych działań mających na celu rozwiązanie problemu lub osiągnięcie efektu, z jasno określonymi granicami, wejściem i wyjściem.
- Rodzaje procesów: Procesy podstawowe (tworzące wartość), wspierające (zapewniające wsparcie) oraz zarządzania (planowanie i kontrola działań).
- Cechy charakterystyczne: Definiowalność, porządek, skierowanie na klienta, zwiększanie wartości oraz osadzenie w strukturze organizacyjnej.
- Korzyści z BPM: Zwiększenie efektywności operacyjnej, poprawa jakości produktów i usług, lepsze wyniki biznesowe oraz redukcja kosztów operacyjnych.
- Cykl życia procesów: Etapy projektowania, modelowania, wykonania, monitorowania i optymalizacji procesów biznesowych.
